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Freelance o Professionista 11 consigli operativi per migliorare la tua gestione finanziaria

Freelance o Professionista: 12 consigli operativi per migliorare la tua gestione finanziaria

In teoria, ma solo in teoria, la gestione finanziaria di chi decide di aprire una partita iva come libero professionista o freelance, dovrebbe essere molto più semplice della gestione finanziaria di una piccola e media impresa.

Chiaramente nella piccola e media impresa spesso c’è una struttura (es. uffici, utenze), con molta probabilità ci sono dei collaboratori e sicuramente la gestione interna è comunque più complicata.

Ma se osserviamo i dati delle chiusure delle partite iva, notiamo che uno dei principali motivi per cui i freelance o i professionisti chiudono la partita iva è legato a errori nella loro gestione finanziaria.

La finalità di questo articolo è quella di dare dei consigli operativi per aiutare freelance e professionisti a capire meglio come attuare una semplice gestione finanziaria in grado di ridurre i rischi di commettere errori che possano pregiudicare l’attività stessa.

Come impostare concretamente la gestione finanziaria di un freelance o un libero professionista?

  1. Dividere nettamente i conti della tua professione o attività dai tuoi conti personali o famigliari. Utilizzare un unico conto per entrambe le cose creerà una confusione tale per cui non capirai più se esiste un problema, se la causa è dovuta alla gestione finanziaria dell’attività professionale o alla gestione finanziaria personale. Nel mio corso Financial Development spiego ad esempio come calcolarsi lo “stipendio” da professionista, pagarsi lo stipendio dal c/c professionale al c/c personale e di conseguenza, addebitare imposte e spese professionali sul c/c professionale e spese personali o famigliari sul c/c personale;
  2. Avere una strategia Marketing e Commerciale. Spesso i problemi del freelance o del libero professionista non sono sempre causati, come superficialmente si pensa, dal livello alto di imposizione fiscale, ma da un mancato raggiungimento di un certo livello di fatturato. Detto in altre parole, anche se sei freelance o libero professionista dovrai darti un obiettivo minimo di fatturato che giustifichi la tua esistenza nel mondo professionale, e soprattutto, oltre all’obiettivo dovrai avere una strategia di marketing che spieghi come raggiungere quegli obiettivi. E’ inutile prendersela con il Fisco italiano, anche se con ottime ragioni, se poi il tuo fatturato è 5.000 euro l’anno. In tal caso la verità è che, nonostante delle competenze tecniche, dei talenti e magari una forte passione, non hai ancora capito come trovare costantemente dei clienti. Tale eventuale mancanza chiaramente ha un impatto notevole sulla gestione finanziaria ma la soluzione in tal caso non è finanziaria, ma di marketing e vendite.
  3. Monitorare fatturato, offerte e previsioni di vendita. Capito come generare contatti e clienti, è sempre utile monitorare gli andamenti del Fatturato, delle Offerte e, di conseguenza, confrontare le previsioni aggiornate di vendita con gli obiettivi di vendita mensili. Basta un file Excel e un paio d’ore al mese ma tutto ciò è utilissimo a capire se serve fare degli aggiustamenti per raggiungere gli obiettivi commerciali.
  4. Dotarsi di un software per emettere le fatture. Le fatture si possono fare anche con un file Word o Excel ma il mio consiglio è di dotarsi di un software per emettere le fattura ai clienti, in tal modo hai il vantaggio di avere sotto controllo la numerazione delle fatture emesse e avrai velocemente i dati di fatturato mensili. Inoltre tale ordine, oltre a rappresentare un risparmio di tempo, permette velocemente una facile gestione degli incassi e delle situazione delle fatture incassate o da sollecitare al cliente. Alcuni software, talvolta gratuiti o con costi molto bassi, permettono anche l’inserimento delle offerte e quindi permettono di avere la situazione delle offerte aperte e chiuse.
  5. Stimare le imposte e conoscere le scadenze fiscali. E’ un passaggio talvolta doloroso, lo so, ma è necessario, per evitare di farsi del male, conoscere le nozioni base, non certo per diventare un esperto fiscale, ma farsi aiutare dal proprio commercialista per sapere a grandi linee:
    1. Quali imposte, tasse e contributi principali dobbiamo pagare? Per un professionista o freelance, ad esempio, l’IVA (se applicabile), l’IRPEF (ed eventualmente l’IRAP) e i contributi INPS (artigiani, commercianti o gestione separata o casse previdenziali se il libero professionista è ad esempio, un avvocato, un geometra, un architetto o altro professionista con la cassa previdenziale specifica)
    2. Quanto incidono a grandi linee in termini percentuali. Ad esempio sapere se l’IRPEF (imposta sul reddito), in base ad una stima del reddito, possa incidere intorno al 20%, al 25%, al 30%, ecc. e più o meno conoscere la percentuale dei contributi INPS (23%, 27%, ecc.)
    3. Quando si pagano i saldi e gli acconti. Per poi conoscere quando prepararsi a pagare gli F24 che il commercialista ci spedirà.
  6. Accantonare le imposte, le tasse ed i contributi. Una volta divisi i c/c professionale da quello personale/famigliare, sul c/c professionale occorre accantonare, anche con delle stime, la quota calcolata sul fatturato delle imposte e dei contributi e lasciare tali accantonamenti sul c/c professionale in attesa, anche a distanza di mesi, di ricevere gli F24 dal tuo commercialista. Se non accantoni subito IVA, IRPEF e INPS quando riceverai gli F24 saranno dolori.
  7. Conoscere le spese indeducibili. Per evitare grossolani errori nella stima delle imposte da pagari dovrai conoscere molto bene eventuali spese che per la tua attività dovrai sostenere che, per il fisco, vendono considerate indeducibili, cioè non le potrai togliere dal tuo fatturato per calcolare l’utile su cui pagare le imposte. Ad esempio le spese legate all’auto, quelle per il telefonino, le spese di viaggio e quelle di rappresentanza, sono soggette a limitazioni che è utile sapere, soprattutto se nella tua attività tali spese hanno un peso rilevante. Anche in questo caso fatti aiutare dal tuo commercialista.
  8. Controllare periodicamente la liquidità “aziendale”. E’ fondamentale avere un controllo periodico ma costante di tutte le entrate e le uscite, avendo traccia di tutti i movimenti sia passati, presenti e, nei limiti del possibile, futuri. Ad esempio nel corso Financial Development, vediamo insieme uno strumento in Excel che permette di inserire le entrate, le uscite, le imposte ed i contributi passati e futuri per tenere sotto controllo la situazione finanziaria dei prossimi 12 mesi.
  9. Monitorare eventuali debiti. Nella gestione quotidiana, spesso per urgenze varie o mancanze di liquidità, si tende ad effettuare una serie di azioni di breve periodo che hanno l’obiettivo di sanare una situazione urgente. Ad esempio, non si paga quel determinato F24, si chiede un fido urgente in banca, si chiede un prestito a terzi (es. amici o famigliari), ecc. Tutte queste “manovre”, se sanano la carenza di liquidità nel brevissimo termine, in realtà stanno creando debiti verso terzi. Per avere una situazione sotto controllo è utile tenere monitorato tale ammontare accumulato nel tempo ad esempio segnando tutte le imposte o fornitori eventualmente non pagati, tutti i finanziamenti, fidi o prestiti in corso.
  10. Tenere un archivio di tutta la documentazione a supporto delle spese professionali. Da qualunque strumento utilizzi per effettuare il pagamento (es. bonifico, bancomat, carta di credito, paypal, ecc.) è fondamentale che prendi l’abitudine di scrivere i pagamenti effettuati e, per ogni pagamenti, disporre e archiviare le “pezze giustificative” come le fatture, gli scontrini, le ricevute, ecc. In assenza di tali giustificativi tutte le spese non supportate dalla relativa documentazioni obbligheranno il tuo commercialista e classificare quelle spese come indetraibili, aumentando così l’importo di imposte e contributi che tu dovrai pagare. Oltre ai vantaggi fiscali, tale ordine ti aiuterà a conoscere i reali costi della tua attività.
  11. Monitorare i chilometri effettuati per la lavoro. Molti professionisti o freelance sottostimano di molto i costi per i trasferimenti da e verso i clienti, spesso perché non tengono traccia di quanti chilometri effettuano esclusivamente per lavoro, soprattutto quando l’auto viene utilizzata anche per motivi personali o famigliari. Ciò è utile sia per avere un calcolo preciso dei rimborsi chilometrici ad uso professionale, sia per attribuire in modo corretto quei costi a quel clienti o progetto e conoscere così il vero margine di quel cliente/lavoro.
  12. Utilizzare in modo attivo il commercialista. Troppo spesso freelance e professionisti utilizzano il commercialista solo come un mero aiuto per la tenuta della contabilità e del calcolo delle imposte. Corretto ma il commercialista è anche in grado di aiutarti a stimare il peso di imposte e contributi, a conoscere prima le scadenze, a conoscere le spese indetraibili, a capire come gestirle, a trovare soluzioni alternative, dove possibile. Ciò però presuppone che il professionista o il freelance abbia almeno chiaro l’obiettivo di fatturato annuo (perché fatturare 30.000 euro avrà implicazioni, regimi e obblighi contabili diversi da chi fattura 100.000 euro o più) e la tipologia di spese che dovrà sostenere (es. auto, telefono, spese viaggio, ecc).

Tutti questi consigli hanno l’obiettivo di aumentare la tua conoscenza della gestione finanziaria della tua professione o attività con l’obiettivo di ridurre costi inutili, errori, perdite di tempo e soldi. Sono consigli utili per il Freelance o il Libero Professionista in fase di avvio (startup) ma anche per chi, partito ormai da qualche anno, fatica a trovare il modo di gestire finanziariamente la propria attività o professione.

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