Linee guida e consigli per un Business Plan efficace

in Consigli generali, Mettersi in proprio e Business Plan 19/10/2015

Esistono delle linee guida e consigli per rendere il Business Plan davvero efficace?

Premettiamo che la redazione di un Business Plan richiede la raccolta, gestione e presentazione di una serie di dati e numeri. Per la raccolta dei quali si ricorre a dati storici (se l’azienda è già esistente) e a fonti informative che possono essere interne oppure esterne.

In particolare gli aspetti legati all’analisi di mercato e del settore di appartenenza si basano tendenzialmente su fonti esterne e se adeguatamente supportate e documentate, rappresentano un vero punto di forza nella redazione del documento.

Gli aspetti invece legati ai numeri della nuova realtà dal punto di vista economico (ricavi e costi), finanziario (entrate e uscite), patrimoniale, amministrativa e fiscale della gestione della realtà si basano naturalmente su valutazione tendenzialmente interne.

Non esistono norme specifiche su come effettuare tali analisi, per cui occorre affidarsi al buon senso, all’esperienza dell’imprenditore o alla professionalità e preparazione di chi lo aiuta a preparare il piano di impresa.

Tuttavia esistono dei principi generali a cui è consigliabile attenersi per la formulazione di un Business Plan “corretto ed adeguato”, o in altre parole, credibile ed il più possibile obiettivo. Vediamoli:

Principio di chiarezza

Per chiarezza si intende semplicità di lettura e comprensibilità. In altre parole, il documento dovrebbe consentire al destinatario del Business Plan di comprendere immediatamente l’idea imprenditoriale, quali siano gli obiettivi, con quali strumenti e soluzioni si intende realizzarla e con quali risorse si vuole sostenere il progetto.

Per favorire tale principio è buona regola che il Business Plan presenti una sintetica, ma rappresentativa, descrizione delle origini e della successiva evoluzione dell’azienda, se già esistente, oppure della nascita dell’idea imprenditoriale e dei soci.

Qualora nel documento si faccia uso, per il particolare settore o tecnologia utilizzata, di termini molto tecnici o specifici sarebbe consigliabile, ad esempio, predisporre una sezione in cui vengono chiariti tali termini soprattutto per chi non appartiene al settore ma ha la necessità di valutare il documento sotto altri aspetti.

Principio di completezza

La “completezza“ di un Business Plan comporta l’inserimento di ogni informazione ritenuta rilevante per la comprensione del progetto cui il documento si riferisce.

Per rispettare principio è necessario, ad esempio, che il Business Plan includa:

la descrizione dettagliata del progetto imprenditoriale
i tempi di sviluppo del progetto;
la descrizione del prodotto/servizio;
la storia dell’azienda (se esiste);
l’analisi della storia dei soci, degli amministratori e del top management;
l’analisi della struttura organizzativa dell’azienda;
l’analisi degli aspetti amministrativi;
l’analisi delle risorse umane;
l’analisi della logistica (se prevista);
l’analisi di mercato e le scelte di marketing;
il piano delle vendite del prodotto/servizio;
il piano degli investimenti e le relative risorse;
l’analisi del know how e delle licenze d’uso;
la descrizione del ciclo produttivo, compresa la fase di smaltimento e/o riutilizzo
di rifiuti e scarti (se esistono);
la descrizione degli aspetti ambientali e di sicurezza, se significativi;
l’analisi della struttura finanziaria;
le previsioni patrimoniali, economiche e finanziarie;
i punti di forza e di debolezza del progetto;

In caso di approfondimenti o riferimenti a documenti di dettaglio, è consigliabile prevedere degli allegati.

Nel caso di Start Up naturalmente non esisteranno dati storici, e in tal caso occorre inserire e documentare tutti quegli elementi in grado di descrivere al meglio i futuri soci o risorse coinvolte e le rispettive capacità o potenzialità, oltre a ogni altra notizia utile a supportare concretamente la fattibilità dell’iniziativa ipotizzata.

Principio di affidabilità e attendibilità

Il Business Plan è corretto ed adeguato quando sono affidabili e dimostrabili le ipotesi di base su cui si poggiano i numeri esposti nella sezione delle previsioni commerciali, economiche e finanziarie.

Quindi, deve essere affidabile il metodo utilizzato sia per la raccolta dei dati, sia per la loro successiva elaborazione. E’ necessario documentare le fonti sui cui si basa la raccolta dati e specificare chiaramente il processo di analisi ed elaborazione dei dati. Occorre quindi specificare, ad esempio, i tassi di sviluppo ipotizzati, le valutazioni che hanno portato a tali scelte, i tassi di conversione delle strategie di marketing, le valutazioni sulle ipotesi di marginalità dei prodotti e servizi, ecc.

Inoltre il Business Plan è attendibile quando esiste una congruità interna tra le varie sezioni del documento stesso, ad esempio sulla dinamica degli investimenti di marketing e sulle previsioni commerciali, tra utilizzo delle risorse umane e finanziarie ed il loro costo, ecc.

Infine, quando si parla di risorse fisiche occorre specificare dettagliatamente non solo gli aspetti quantitativi ma anche qualitativi e le tempistiche coinvolte. Infatti gli aspetti qualitativi, ad esempio, dei materiali o i tempi di consegna o disponibilità delle merci possono cambiare in maniera sostanziale i numeri coinvolti. Pensate ad esempio i lotti minimi di acquisto delle materie prime o dei prodotti che servono alla produzione o alla commercializzazione.

Concludendo, quindi affidabilità e attendibilità, riguardano sia il momento in cui si formano i dati, sia al processo di creazione delle analisi e simulazioni del Business Plan.

Principio di neutralità

Il Business Plan deve essere redatto con criteri il più possibile obiettivi e ponderati, in particolare, la redazione di tale documento, soprattutto nelle sezioni previsionali non deve essere influenzata da visioni particolarmente ottimiste di chi redige o commissiona il documento. Questo a tutela sia dei soggetti interni coinvolti nel progetto (es. soci, collaboratori, lavoratori) sia nei confronti dei finanziatori ed investitori.

Occorre prestare attenzione alle ipotesi di crescita del fatturato che non sono realistiche o per i tempi o per i numeri non supportati, ad esempio, anche da uno sviluppo delle risorse umane o finanziarie. Oppure a ipotesi di risparmio di costi non supportate da validi motivi o dalla sottovalutazione degli investimenti necessari alla fase di Startup.

Principio di trasparenza

La trasparenza nel Business Plan significa, prima di tutto, che deve essere possibile percorrere a ritroso ogni elaborazione del piano e dei risultati esposti. Ciò anche mediante una consultazione dei fogli di lavoro che hanno portato ai numeri mostrati nel documento.

Inoltre, come già detto per altri motivi, di ciascun dato elementare deve essere identificabile la fonte.

Principio di prudenza

Ultimo ma non meno importante, le ipotesi alla base del Business Plan devono rappresentare gli scenari più probabili alla data di redazione del piano pluriennale. Nel caso di due o più scenari possibili, ad esempio quando esistono diverse ipotesi di base, è altamente consigliabile adottare quello che fornisce, in termini economici, minori ricavi e/o maggiori costi ovvero – in termini finanziari – una maggiore esposizione debitoria.

Se vuoi avere nuove informazioni e spunti operativi su come fare un Business Plan vincente, ecco altri tre consigli:

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